ระบบ GFMIS กับการพัสดุ

 

โดย  นางสาวนาตอนงค์  จันทร์แจ่มแจ้ง

 

ระบบ GFMIS คืออะไร

 

                    GFMIS คือ โครงการเปลี่ยนแปลงการเงินการคลังภาครัฐสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งย่อมาจาก  Government Fiscal Management Information System ซึ่งโครงการนี้เริ่มมาจากการที่รัฐบาลมีนโยบายดำเนินการโครงการปรับปรุงการบริหารงานการคลังภาครัฐโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อยกระดับการทำงาน ด้านการบริหารงานการคลังของภาครัฐ..ให้มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล ปรับเปลี่ยนแนวทางการบริหารงานไปเป็น การเน้น ผลผลิต ผลลัพธ์ และเป้าหมายของการดำเนินงาน ทั้งนี้เพื่อให้สามารถแปลงนโยบาย และวิสัยทัศน์ของรัฐ สู่การปฏิบัติได้จริง และเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล..สามารถตอบสนองต่อการบริหารประเทศที่ยึดประชาชน เป็นศูนย์กลาง. . พร้อมกับเปิดเผยข้อมูลต่อสาธารณะ เพื่อความโปร่งใสในการดำเนินงาน

                    “ สร้างและดำเนินการจัดทำ ระบบหลัก ด้านการเงินการคลังภาครัฐ (Core Function) ที่รองรับการบริหารงบประมาณ การบริหารการคลัง และบัญชีหลัก ที่ครอบคลุม การเงินการคลังเป็นระบบเดียว เชื่อมโยงอย่างบูรณาการ  ครบวงจร สามารถรวบรวมข้อมูลด้านการเงินการคลังพันธกิจ และการบริหารงบประมาณ รายรับรายจ่าย เงินนอกงบประมาณ การกู้ยืมและการบริหาร ฐานะเงินคงคลังที่ถูกต้อง รวดเร็ว ทันเวลา (Online Real-time)  ระบบนี้เป็นการปฏิรูปการบริหารงานในแนวทาง ...รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ ...e-Government      ในส่วนของ e -Fiscal & Finance)”

                    ระบบ GFMIS นี้ บังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1  ตุลาคม 2547 โดยให้ส่วนราชการส่งข้าราชการเข้ารับการอบรมกับโครงการ และนำมาปฏิบัติงาน โดยเริ่มแรกให้ทำลักษณะคู่ขนาน คือทำตามระบบเดิม และระบบ GFMIS ควบคู่กันไป และได้ยกเลิกระบบคู่ขนาน วันที่  28  กุมภาพันธ์  2548 และใช้ระบบนี้เรื่อยมาจนถึงปัจจุบัน

 

ระบบ GFMIS ที่เกี่ยวข้องกับการพัสดุ

 

                    ระบบจัดซื้อจัดจ้างเป็นส่วนหนึ่งของระบบ GFMIS โดยเน้นไปที่การบันทึกรายการเพื่อสร้างใบสั่งซื้อ ซึ่งในระบบเรียกว่า ใบสั่งซื้อ/จ้าง/เช่า (Purchasing Order หรือ PO) และการแก้ไข หรือยกเลิกใบสั่งซื้อ/จ้าง/เช่า กรณีที่พบว่าใบสั่งซื้อมีข้อผิดพลาด โดยไม่รวมถึงการสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย หากคนที่ได้รับการอบรมจากโครงการมา จะทราบได้ทันทีว่า ทางโครงการเน้นย้ำว่า การสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย ให้สร้างโดยเจ้าหน้าที่การเงิน แต่ถ้าหากพิจารณาแล้ว การสร้างผู้ขาย ควรเป็นหน้าที่ของเจ้าหน้าที่พัสดุเพราะก่อนที่จะทำการสั่งซื้อสั่งจ้างได้ ะต้องมีผู้ขายอยู่ในระบบก่อน ด้วยเหตุนี้ ผู้เขียนจึงเห็นว่า ระบบ GFMIS ที่เกี่ยวข้องกับพวกเราชาวพัสดุก็คือการบันทึก หรือเปลี่ยนแปลงแก้ไขใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง และการสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย

 

ทำไมต้องสร้างข้อมูลหลักผู้ขายและใบสั่งซื้อ

 

                    การสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย

                    ในระบบ  GFMIS  หากจะทำใบสั่งซื้อได้ ผู้ขายที่เป็นคู่สัญญาของส่วนราชการ จะต้องเป็นผู้ขายที่มีอยู่ในระบบ GFMIS แล้วเท่านั้น เพราะถ้าหากว่า ยังไม่มีข้อมูลอยู่ในระบบก็จะไม่สามารถจะสร้างใบสั่งซื้อเข้าไปในระบบได้

 

                    การสร้างใบสั่งซื้อ

                    ระบบ GFMIS  จะเบิกจ่ายเงินให้กับผู้ขาย โดยการโอนเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารโดยตรง ใบสั่งซื้อจะเป็นตัวกำหนดว่าจะโอนให้กับผู้ขายรายใด จำนวนเงินเท่าไร ดังนั้น หากไม่มีการสร้างใบสั่งซื้อเข้าไปในระบบแล้ว ระบบก็จะไม่สามารถโอนเงินให้กับผู้ขายของส่วนราชการได้ ทั้งนี้ วงเงินขั้นต่ำที่กำหนดว่าจะต้องสร้างใบสั่งซื้อ/จ้าง/เช่า ลงในระบบจะต้องมีวงเงินตั้งแต่ 5,000.- บาท ขึ้นไป และจะต้องไม่ใช่การสั่งซื้อสั่งจ้างที่ได้มีการจ่ายเงินสด หรือจ่ายเงินล่วงหน้าไปแล้ว

 

รูปแบบของการสร้างใบสั่งซื้อ และการสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย

 

                    ไม่ว่าจะเป็นการสร้างใบสั่งซื้อ หรือการสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย เราสามารถทำได้ 3 วิธี คือ ผ่าน Excel Loader, 
สร้างจากเครื่อง Terminal และการ Interface ข้อมูล ในส่วนของมหาวิทยาลัยนเรศวร จะใช้อยู่ 2 วิธี คือ

1.     สร้างผ่าน Excel Loader  คือการนำข้อมูลที่เป็น Excel  นำส่งที่เครื่อง Terminal แล้วระบบก็จะให้หมายเลขรหัสมาใช้ในการดำเนินงานขั้นต่อไป

2.     สร้างโดยตรงกับเครื่อง Terminal  เป็นการสร้างโดยต้องอาศัยบัตร smart card จึงจะสามารถเข้าไปสร้างข้อมูลได้

                    การ Interface หมายถึงการนำข้อมูลที่มีอยู่แล้วในระบบอื่น บันทึกเข้าไปยังเครื่อง Terminal  และเหตุที่ไม่ได้ใช้วิธีการ Interface นี้ข้อมูลก็เนื่องจาก มหาวิทยาลัยยังไม่มีการบันทึกรายการซื้อจ้างด้วยระบบอื่น

 

เครื่อง Terminal คืออะไร

 

                    เครื่อง Terminal คือ เครื่องคอมพิวเตอร์ที่รัฐบาลจัดสรรให้เพื่อไว้ใช้ในการบันทึกรายการ ติดตั้งให้เฉพาะหน่วยงานส่วนกลาง หน่วยงานและหนึ่งเครื่อง โดยระบบจะติดต่อกับฐานข้อมูลของกรมบัญชีกลางโดยตรง เมื่อบันทึกรายการลงไป ระบบก็จะให้หมายเลขเพื่อใช้ในการอ้างอิง และนอกจากมีไว้เพื่อบันทึกรายการแล้ว ยังมีไว้เพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร หรือปัญหาที่เกิดจากการปฏิบัติงานอีกด้วย

 

สรุป

 

                    กล่าวโดยสรุปคือ พวกเราเจ้าหน้าที่พัสดุจัดซื้อจัดจ้างในระบบเอกสารปกติ ด้วยวิธีการปกติ ไม่ว่าจะด้วยวิธีตกลงราคา สอบราคา ประกวดราคา หรือวิธีใด ๆ ก็ตาม เมื่อจัดซื้อจัดจ้างเรียบร้อยแล้ว ทำใบสั่งซื้อ ข้อตกลง หรือสัญญาเรียบร้อย จึงเข้ามาสู่ระบบ GFMIS โดยการตรวจสอบข้อมูลของผู้ขายก่อนว่า ผู้ขายรายที่เราซื้อจ้างนั้น เป็นผู้ขายที่อยู่ในระบบแล้วหรือไม่ ถ้ายังไม่มี ก็ให้ดำเนินการสร้างผู้ขายนั้นก่อน แล้วจึงทำใบสั่งซื้อ/จ้าง/เช่า
ลงในระบบ
GFMIS ต่อไป  ทั้งนี้ เฉพาะที่จัดซื้อด้วยเงินงบประมาณแผ่นดิน เงินอุดหนุน หรือเงินจากแหล่งอื่นที่ทางโครงการกำหนดว่าต้องดำเนินการในระบบ GFMIS เท่านั้น

 

*************************

download file บทความ ได้ที่นี่